Рефераты. Коллекция рефератов


  Пример: Управление бизнесом
Я ищу:


Реферат: Делопроизводство

Тема I. Требования к оформлению обязательных и дополнительных реквизитов документов (4).

1. 1. Понятие реквизитов документов. Обязательные и необязательные реквизиты.

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая сила), так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

С 1 января 1991 г. и по настоящее время введен стандарт на организационно-распорядительную документацию ГОСТ 6. 38-90, который применяется при оформлении организационной, распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления, а также подведомственных им предприятий и организаций. В этом стандарте определен 31 реквизит.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма - наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа, состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках двух видов: бланке служебного письма и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они на бумаге форматов А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм), А5 (148х210мм).

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

1. 2. Оформление реквизитов документов.

Изображение Государственного герба. Это изображение помещается на верхнем поле распорядительных документов и писем.

Эмблема организации. Оформляется ниже государственного герба также на верхнем поле документа.

Изображение наград. Этот реквизит не отменен, но в настоящее время в документах не применяется.

Код организации по Российскому классификатору предприятий и организаций. Оформляется в виде цифр в правой верхней части первой страницы документа (если такой код присвоен).

Код документа по Российскому классификатору управленческой документации. Оформляется также в виде цифр в правой верхней части документа (если это необходимо).

Наименование министерства или вышестоящего ведомства. Помещается в верхней части документа на бланках государственных предприятий, имеющих ведомственное подчинение.

Наименование организации - автора документа. Указывается в точном соответствии с приведенным в Положении о данной организации.

Наименование структурного подразделения. Помещается ниже наименования организации в том случае, когда с документы издают структурные подразделения организаций.

Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер факса, номер телефона, номер счета в банке. Проставляются ниже наименования организации.

Название вида документа. Название документа должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия.

Дата. Оформляется арабскими цифрами в день подписания, издания документа, проведения совещания, коллегии, отправления или получения документа. Допускается вначале указывать год, затем месяц и день месяца. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера. допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат.

Индекс. Индекс создаваемых и получаемых док уметов состоит из порядкового номера (с начала календарного года), который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и др.). На документах, составляемых совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо)

Ссылка на индекс и дату входящего документа. Включает индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

Место составления или издания документа. На всех документах, кроме служебного письма, указывается местонахождение предприятия, которое создает документ.

Гриф ограничения доступа к документу. Помещается в правой стороне верхней части первой страницы документа. если указан гриф «Для служебного пользования», этим документом можно пользоваться только на работе. Учет таких документов ведется отдельно от других. Если указан гриф «Секретно», с этим документом может работать только определенный круг работников, имеющих специальный допуск. Работа с секретными документами ведется по отдельной инструкции, с которой знакомы все работники, имеющие допуск к работе с этой группой документов.

Адресат. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности и адресата. При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно. Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово копия перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставят. При адресовании документа частному лицу вначале указывают почтовый адрес. Затем фамилию и инициалы получателя.

Гриф утверждения документа. Оформляется в правой верхней части первой страницы документа и состоит из слова «Утверждаю», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации. Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова «Утверждено», названия документа в предложном падеже, его даты и номера.

Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т. п., зафиксированного в документе. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя, если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе

Текст. В распорядительных документах принята форма изложения текста от первого лица единственного числа. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа. В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа. Текст протокола излагают от третьего лица единственного или множественного числа.

Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то делается отметка.

Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Гриф согласования. Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Визы. При визировании документа кроме личной подписи приводят ее расшифровку и ставят дату. При необходимости указывают должность визирующего.

Печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой).

Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона. Располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Эта отметка должна включать следующие данные:

краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер;

слова «В дело»;

номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о переносе данных на машинный носитель. Включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса.

Отметка о поступлении документа. Располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации - получателя документа, дату поступления документа, его индекс.

Тема II. Оформление документов личного дела. Оформление и ведение личных карточек работников по форме Т-2 (20).

2. 1. Оформление документов личного дела

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданского права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

Заявление о приеме на работу

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 - это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы.

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Заявление о переводе на другую должность оформляется на общем бланке или на стандартном листе формата А5. В адресате заявления о переводе на другую должность заявитель указывает занимаемую им должность.

Заявление о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на трафаретном бланке, выполненном типографским способом, а в небольших организациях составляется согласно ГОСТ 6. 38-90.

Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т. п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учебы и т. п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. Рассмотрение вопроса о предоставлении очередного отпуска производится с учетом графика отпусков.

Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т. п. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т. п.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т. п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество-строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.

Характеристика

Это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде случаев. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты:

название вида документа (характеристика);

указание должности лица, которому выдается характеристика;

наименование организации, выдающей характеристику;

имя, отчество и фамилия сотрудника;

текст;

подписи;

печать.

В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части.

Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если оно имеется), год рождения, образование сотрудника.

Вторая часть текста характеристики - данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т. п.).

Третья часть - собственно характеристика, то есть оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.

Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица.

Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.

Трудовые книжки

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, в которые заносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать формулировкам, указанным в КЗОТ РФ.

Приведем пример заполнения трудовой книжки:

№ записи

Число, год, месяц

Сведения о приеме и перемещении

На основании какого документа

Волгоградское предприятие «ЛУКойл»

1

03. 05. 1998

Принят на должность главного экономиста

Приказ № 67-р от 02. 05. 1998

2

07. 09. 1998

Уволен переводом в объединение «Волгограднижневолжскнефть

Приказ № 68-р от 06. 09. 1998

Начальник отдела кадров

Подпись

Печать

А. Б. Волков

Можно определить следующие образцы формулировок записей в трудовой книжке:

Уволен по собственному желанию.

Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность.

Уволен по собственному желанию в связи с уходом на пенсию по старости.

Уволена по собственному желанию в связи с рождением ребенка.

Уволен в связи с ликвидацией предприятия.

Уволен в связи с несоответствием выполняемой работы вследствие недостаточной квалификации.

Уволен в связи с несоответствием выполняемой работы вследствие состояния здоровья.

Уволен за систематическое неисполнение обязанностей без уважительных причин.

Уволен за прогул без уважительных причин.

Уволен за появление на работе в нетрезвом состоянии.

Уволен за неоднократные грубые нарушения трудовых обязанностей.

Уволен в связи с утратой доверия.

Уволен в связи с совершением морального проступка, несовместимого с продолжением работы.

Уволен как не выдержавший испытания.

Уволен в связи с направлением в лечебно-трудовой профилакторий.

Уволен в связи с призывом на военную службу.

Уволен в связи с вступлением в законную силу приговора суда, которым осужден к лишению свободы.

Уволен в связи с истечением срока трудового договора.

2. 2. Оформление и ведение личной карточки

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих. Форма карточки типовая (форма Т2), указания по ее заполнению разработаны Центральным статистическим управлением СССР и до сих пор не отменена. Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке.

В обязательном порядке проставляются дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. при увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа и указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа.

Заполняются личные карточки от руки или машинописным способом. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.

По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что дает возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью соответствующих технических средств.

Тема III. Экспертиза ценности документов. Критерии ценности документов. Состав и принципы работы экспертной комиссии (30).

Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения ЭЦД. Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и критериев из ценности в целях определения средств хранения и отбора части из них для длительного хранения.

ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными литературными документами, утвержденными президентом, Правительством и Государственной архивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а также длительность хранения остальных документов определяется Типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены.

В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе Типового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой. Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях:

при составлении номенклатуры дел;

при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к последующему хранению в архиве;

в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив.

Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с полистным рассмотрением дел постоянного хранения и дел с отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия архивного органа) для дел временного хранения.

По результатам ЭЦД составляется описи для постоянного и долговременного хранения, в т. ч. по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по единым, регламентированным Государственной архивной службой формам.

Протоколы экспертной комиссии об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об изменении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, акты о выделении документов к уничтожению. Номенклатуры дел утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующим органом Государственной архивной службы.

Организации, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляют акты о выделении к уничтожению документов и уничтожают документы, включенные в эти акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Дела и документы, предназначенные для уничтожения сдаются в конторы вторсырья, дата сдачи документов, их вес и номер приема сдаточной накладной указываются в акте о выделении документов к уничтожению. Акты подшиваются в дело после внесения изменений в учетные документы делопроизводной службы и ведомственного архива. Подшивка вновь оформленных в процессе проведения экспертизы дел производится только после ее полного завершения.

Решения экспертной комиссии и требования о необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сотрудников, как правило, в форме приказов или указаний руководителя организации.

Список использованной литературы

Андреева В. И. Делопроизводство (требования к документообороту фирмы н а основе ГОСТов РФ). - М.: АО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1994. -192с.

Делопроизводство и основные требования к документам. М.: Юридический колледж МГУ, 1994. -850с.

Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Г. В. Кузнецова, М. Т. Лихачев и др. - М.: Экономика, 1991. - 271с.

Купряков Е. М. Стандарт и качество промышленной продукции. 1991.

Статистика: национальные счета, показатели и методы анализа/ Под. ред. Теслюкова. Минск. 1995.

Андреева В. И., Батюк С. Н. Инструкция по документальному обеспечению деятельности фирмы. - М. - 1994.

Бондырева Т. Н. Секретарское дело. - М. - 1989.

Веселов П. В. Современное деловое письмо в промышленности. - М. - 1990.

ГОСТ 6. 38-90. Система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов / Государственный комитет СССР по управлению качеством продукции и стандартам. - М. - 1990.

Еремченко В. П. Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных в архивах. - Л. - 1991.