|
|
С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами, например: 10 мая 1999 г. Принятые у нас сокращения 10.05.99 в международной переписке не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число – май 10, 1999.
Само письмо необходимо начинать с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.
Еще ниже, без абзаца, сразу у поля опять же с левой стороны пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов:
· «Дорогой г–н (или г–жа) + фамилия»;
· «Дорогой доктор + фамилия»;
· «Господа»;
· «Уважаемые господа»;
· «Уважаемый г–н + фамилия».
После вступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, как принято в нашей практике.
В официальных письмах не принято обращаться на ты. К людям, занимающим достаточно высокие посты, в таких письмах не следует обращаться на ты даже в том случае, если в жизни вы с ними накоротке. В зависимости от степени близости с корреспондентом обращение может начинаться словами: «Уважаемый Джон» (имя), либо «Уважаемый Смит» (фамилия). Посылая письмо в ФРГ, необходимо употребить обращение: «Дорогой г–н доктор (фамилия)».
А в Австрию и Швейцарию, например, достаточно написать «Дорогой г–н доктор».
Следующей строкой после обращения принято обозначать тему письма. Для этого достаточно поставить Re: (английское in Reference to — относительно, что касается), Русский эквивалент – «касательно» или «Kac.». Например; «Re: В ответ на ваш телекс oт 05 мая 1999 г.».
Если письмо касается только одной проблемы, то тему письма можно обозначить и до обращения, сразу после адреса. Если же переписка с партнером ведется сразу по нескольким контрактам, то в таком случае было бы удобнее сразу после однократного обращения обозначить темы письма и этим разбить письмо на соответствующее число блоков. Например:
Дорогой г–н Смит,
Re: О ваших предложениях по проекту «Омега»;
Неоплаченные счета № № 28765, 54б78;
О поставках картофеля в октябре 1998 г.
Однако более современным считается способ, при котором заголовок к тексту письма просто подчеркивается или пишется заглавными буквами. Например:
Дорогой г–н Смит,
О Ваших предложениях по проекту «Омега».
Дорогой г–н Смит,
О ваших предложениях по проекту «омега»,
Далее следует текст письма. В настоящее время все большую популярность приобретает так называемый цельноблочный стиль, при котором абзацы не начинаются с отступлением на 5 знаков, а даются вровень с левым полем страницы так же, как и внутренний адрес, заголовок к тексту письма, вступительное обращение и заключительная формула вежливости. Чтобы четко отделить один абзац от другого, каждый новый абзац печатается не через 2, а через 3—4 интервала.
Заканчивается письмо обычно комплиментом. Если письмо официальное, как правило, употребляется комплимент «Весьма искренне Ваш» («Very truly yours»). В других случаях употребляется комплимент «Искренне Ваш» («Sincerely yours»). Можно в конце письма ограничиться добрыми пожеланиями: «Наилучшие пожелания г-ну…», «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» («My best regards») и т. д.
Этим комплиментам должны соответствовать, следующие обращения: Уважаемый г–н (Dear Sir.) – С уважением, (Your faithfully.); Уважаемый г–и Браун, (Dear Mr. Brown,) – Искренне Ваш, (Sincerely yours,); Многоуважаемый г–н Браун, (Му Dear Mr. Brown,) – С искренним уважением, (Very truly yours).
При формулировке вступительного обращения и комплимента учитывается принцип взаимности. Особенно это касается ответов на письма. В ответном письме используются те же выражения, что и в присланном. Заключительная форма письма зависит от степени близости корреспондентов, их отношений, стиля общения и пр.
Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней фамилии и должности. В большинстве стран подпись на письме ставится с правой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (это практикуется в Германии), то подпись ставится с левой стороны также под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего письмо печатается на машинке под его рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и фамилией, напечатанной на машинке – 2—2,5 см.
Чтобы не ставить партнера в трудное положение с определением вашего пола, желательно написать своё имя полностью.
Если после написания письма срочно надо сообщить о событиях, которые произошли позже, то в этом случае в письме ставится P. S. (постскриптум) и дописывается необходимая информация. В конце постскриптума снова ставится подпись. Желательно, по возможности припиской в конце письма не злоупотреблять.
Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова «Приложение (Enclosurе)». Например:
Приложение: 1. Контракт (5 л.)
2. Страховой полис (6 л.).
Указание на рассылку копий (Carbon сору или СС) занимает отдельную строку под приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить его по нескольким адресам. Например:
Копия: Г–ну С. Шатайло «Нацбанк».
|
|